21世纪的世界语：PPT
黎加厚
（上海师范大学教育技术系,上海，200234）
今天，你去问问周围的人们，你会用PPT吗？对这样的问题可能人们都不屑一顾，现在都啥年代了，谁还不会PPT呢？似乎现在谁不知道PPT，就好像清朝
时代的人没见过计算机一样。
世界著名的幻灯片共享网站（http://www.slideshare.net/）上面的一份资料介绍说，目前世界上，每天至少有3亿人在看
PowerPoint（以下简称PPT）。我们无需追究这个说法的数据是否准确，至少我们可以看到在我们的周围，PPT已经成为人们学习和交流的重要的
信息技术工具。从顶尖级国际学术会议，到基层中小学校的课堂教学；从决定上千万元投资项目的论证报告，到决定命运的5分钟求职演说PPT，无论人们是否
意识到，PPT是否设计精彩，已经影响到讲演者和听众的学习、工作、事业与人生。
美国社会科学家Rich Moran指出，PPT是21世纪新的世界语，比尔.盖茨对人类最大的贡献是他创造了人类社会交流的世界语PPT。
过去，我上课或者作报告都要使用PPT，但是，一般都只使用了PPT的“打开文件、打字、设置属性、保存、播放演示”等几种初步的功能。自从今年知道了
全球最大的幻灯片共享网站www.slideshare.net，我才发现，其实我和许多老师一样，不会做PPT。
PPT的设计和讲演效果将会直接影响到讲演者的教学效果，怎样才能够设计出高质量的教学PPT? 下面是我总结出的七项基本原则：
一、 整体设计
在教学活动中，PPT是讲演者和听众之间传递思想和信息的媒体工具，一堂课是否精彩，关键是讲演者而不是工具，不能本末倒置，把PPT的设计看得比内容
和受众更重要。讲演者设计教学，首先要关注你的听众，关注你的讲演内容，然后根据教学的需要，根据教学情境的实际需要，灵活地设计和使用PPT，目的是
利用PPT来促进和提高教学效果。
在教学中，PPT可实现两个功能，第一个功能是作为一种可视化的辅助工具，以支持讲演者的讲授；第二个功能是PPT作为独立存在的媒体或读物，传递讲演
者的思想或教学信息，供学习者阅读学习。一般的教学活动中，讲演者使用PPT是以第一种功能为主。
常见误区：许多讲演者仅仅把PPT当作发言稿来撰写，使用PPT替代发言稿，没有充分发挥PPT在报告讲授过程中的视觉辅助作用。这导致听众往往努力去
阅读屏幕PPT上面的文字发言稿，干扰和分散了听众对讲演者本人发言的注意。
设计原则：
 讲演者整体设计自己的讲授，注意充分发挥PPT在讲演过程中的辅助作用，避免用PPT替代发言稿的做法。在讲演中注意发挥PPT的以
下辅助特点：
 辅助提示作用，PPT帮助讲演者组织思路，引导讲授线索，突出讲解重点，保障演讲有序进行；
 提供直观视觉感受和体验，利用PPT将真实世界的图像展示在受众之前，将抽象的或默会的理念转化成可视化图像给听众；
 丰富讲述事实和内容，利用PPT作为多媒体平台，组织丰富的视觉听觉材料，讲述丰富动人的故事，或者列举大量的实证资料；
 发挥分析论证作用，在学术性或专项论证会议的报告中，讲演者为了分析某事物或项目的运作系统，或内部关系，或发展趋势，利用PPT提
供分析的图表和充足的资料；
 激发情绪和气氛，通过色彩、动画、音乐等元素的运用，使受众与讲演者之间产生情感互动，煽动情绪高潮，制造课堂或会场的气氛。
二、 简洁即美
PowerPoint的英文原意是“重点”、“要点”的意思，就是利用计算机和投影仪将你的发言重点、以及相关的辅助资料呈现在屏幕上，让听众能够看到
你的发言要点。PPT只是辅助你的讲话，而不是替代你的发言。所以，PPT的设计要简洁、突出重点、观众能够清楚阅览。
常见误区：讲演者在PPT上面写满了密密麻麻的文字，或者字体的颜色与背景的颜色混为一体，或者塞满了各种图表与曲线，课堂上的听众看起来十分费力；有
时候讲演者看着屏幕读PPT讲稿，讲课变成了照本宣科，让人昏昏入睡……
设计原则：
 每一张幻灯片突出一个主题；
 只写发言要点，将发言要点精炼出关键词，不要把PPT当成Word文件，幻灯片上只出现关键性的词语或短句，而不是你要说的每句话。
如果把你要说的每句话都写上，那就不需要你讲了，因为受众扫视屏幕文字的速度比你大声照读文字的速度快得多。
 应该尽量字少图多，详细的内容可以写在备注里面，或者另外使用word文稿提供辅助学习的讲义和阅读资料；
 用好备注栏，如果你希望为听众提供更多的文字资料，可以将有关的文字资料放在PPT的备注中，一方面可以作为发言者讲话的提示，另一
方面可以制作阅读材料提供给听众学习。听众在课后可能需要复习资料，没有到现场的人没准也想了解相关的内容，带有备注的PPT就像简易讲义一样非常有
用。
三、 换位思考
不要习惯于仅仅根据自己的想法设计PPT，要知道PPT是给听众看的，听众就是上帝，你的PPT永远是为听众服务的，所以在设计的时候，一定不要以自我
为中心，要换位从听众的角度思考如何设计PPT。
常见误区：讲演者在自己的计算机屏幕上面设计PPT，无论字体大小、色彩、图片细节都看的十分清楚，但是到了会场，投影器将PPT射到墙上或屏幕上，坐
在后面的听众却感觉是一头雾水。要记住，听众不是坐在办公桌边看你的PPT。
设计原则：
 幻灯片上面的字体要大，保证坐在最后一排的听众都能够看清楚屏幕上面的最小的字体；
 字体和屏幕背景的色彩要对比反差鲜明，如白底黑字、蓝底白字，你可以留意一下高速公路上的路标是如何设计的，怎样才能够保证汽车驾驶
员在高速行驶的远处都能够看清楚标牌上面的文字；
 每一页幻灯片上面的文字不要超过5行，最好三行以下，字体大小和文字的行数究竟多少合适，文字与背景的反差是否清晰，你利用一次上课
的机会，坐到会场的最后一排看看，再到会场左右两边看看，心里就有数了。设计幻灯片时，一定要照顾到后排和左右两边的同学是否能够清晰的看到PPT的内
容。
四、 结构一致性
学习与教学是一个由浅入深、前后衔接、循序渐进的过程，配合讲演的PPT也应当是突出讲演主题、清晰表达讲演内容，辅助学习者认知，逻辑层次得当，只有
当无关的材料（词语、画面和声音）被排除而不是被包括时，听众学得更好。
常见误区：讲演者在PPT上面堆积过多的内容元素（文字、图片、色彩、动画等等），干扰了听众对主题的注意和记忆；屏幕版式排列杂乱，前后幻灯片之间的
内容联系缺乏逻辑顺序，使听众丈二和尚摸不着头脑。
设计原则：
 整体设计PPT的内容分布排列，报告与发言要有清晰、简明的逻辑主线，可以采用“递进”或“并列”两类逻辑关系组织内容；
 整套幻灯片的格式应该一致，包括颜色、字体、背景等。要清晰地表达出讲话论点的层次性，通过PPT每页的不同层次的“标题”，包括字
体逐层变小、逐层缩进；同级的字体和大小、颜色一致，让观众一目了然整个PPT的逻辑关系。（但最好不要超过3层纵深）。
 注 意设计好开头和结尾的幻灯片，因为人们对一场报告的开头和结尾记忆最深，开头要设计醒目的标题和署名，告诉观众你是谁，你准备谈
什么内容；每个章节之间的 过渡，可以插入一个空白幻灯片或章节标题幻灯片，给听众一个段落感；结束的幻灯片最好有一张结论性的幻灯片，让听众回顾总结
报告的主要精髓，也是你希望他 们离开会场时能记住的信息，最后一张幻灯片要有讲演者或制作单位的署名和联系方法，给听众留下一个完整的印象。
设计幻灯片演示的顺序最好是顺序播放，切忌幻灯片来回倒腾，使讲演者自己和听众都容易陷入混乱。
五、可视化思维与表达
与人们常常使用的文字和语言来表达思想不同，可视化是指将讲演者的思想主要通过可以看到的图片、图形的方式传播。由于PPT主要用于教学和会议等场合，
至少有二个原因特别需要注意可视化思维与表达：
首先是时间原因，在讲演过程中，PPT是由讲演者操控，配合讲演的进行而翻页，观众无法自己控制阅读PPT的时间，所以，观众看PPT时，不像阅览
word可以自己细细品味和反复浏览与思考。可视化图像传播的优点是，人看文字是线性阅读,并 同时将抽象的文字符号在自己的头脑中转换为意义理解，需
要一定的时间；而人看图像是瞬间完成并同时转换为意义理解，阅读理解图像的速度比文字快。同时，这 也是报告会和课堂教学的特点的环境的要求，没有时间
让观众细细阅读屏幕上面的大量文字，只需要在第一瞬间给观众一个大致的印象即可。因此，要求讲演者把自 己大段的文字或丰富的思想转换为可视化图片表
达，PPT不需要象写word一样面面俱到。
其 次，可视化图像能够更好地传递复杂的信息，能够恰当地辅助讲演者的发言，不会重复讲演者的语言。有人说，一幅图胜过一千句话，图像所传递的信息量大
于抽象 的文字和语言符号。可视化图像与文字、语言、讲演者的体态表情等元素互相配合，共同传递复杂的思想和信息，效果会比仅仅使用文字更好。
常见误区：讲演者把PPT当成word使用，或者干脆从word文件中把相关段落复制到PPT中，在报告会场上，要么是讲演者的语速远远落后于听众看完
屏幕上面文字的速度，要么是观众在会场上根本无法细读PPT上面的文字段落。
设计原则：
 整体设计PPT时，充分考虑到整个讲演稿的可视化设计，从讲演主线-分层讲述-最后总结，恰当地设计和安排可视化思维和表达的结
构；
 将讲演的思想要点，采用可视化的图形表达，将主要的文字段落抽象归纳出关键词，使用关键词标注可视化图形；
 利用PPT的【自选图形】、【绘图】工具、【插入组织结构图】或Windows的【附件/画图】工具来设计可视化图形，
Office2007的PPT中的【SmartArt】工具可以设计出令人眼睛一亮的立体彩色示意图形；
给PPT加上可视化表达，还可以采用简笔画，图形组织法，概念图，示意图、照片等方法；借助可视化思维工具软件设计幻灯片，如Inspiration、
MindManager。
六、设计印象深刻的PPT
设计制作很差的PPT会干扰你的精彩报告，降低讲演者的讲授效果；反之，精彩的PPT让观众难忘你的报告，甚至会不胫而走，被人们辗转拷贝传播流传，极
大地拓展你的传播效果。
常见误区：大多数人设计使用PPT，选用标准的模板，以文字表达为主，人们在各种场合看到的PPT千人一面，没有特色，不能够给听众留下深刻印象，教学
效果平平。
设计原则：
 文字的创意，一位日本工程师高桥发明被称为“高桥法”的PPT设计方法，用极端简单的方法呈现文字，每一页PPT之不超过10个文
字，采用极大的字体凸显在屏幕中央。高桥认为，采用几个特大字突出报告关键词，有极强的视觉冲击力，让人难忘。如图所示。（http://
www.rubycolor.org/takahashi/takahashi/img3.html）
 图片的艺术设计与创感，众多讲演者的实践经验表明，PPT用图片来进行演讲能够达到比单纯文字更好的沟通效果，也能够产生更大的视觉
冲击力,因为没有一个观众能够记住你在PPT上面的那些数据及文字。你可以选择那些动人的照片、漫画、风光，最好能够配合主题准备一些特写照片，配上简
练的文字，可以达到极佳的视觉效果。
记住一些搜索图片的网址，分享全球优秀的图片，并根据自己当前的讲演，修改和再设计图片。
百度图片：http://image.baidu.com/
Google图片：http://images.google.cn/imghp?hl=zh-CN&tab=wi
新浪相册：http://photo.sina.com.cn/
altavista 图片：http://www.altavista.com/image/default
yahoo 图片：http://images.search.yahoo.com/
WIKI图片： http://www.wikiimages.org/
优秀图片资源：http://picturesandbox.com
 音乐与情绪，现在，国内外大型的报告会议都有专门的调音师和乐队为主讲人现场配乐，音乐能够唤起听众与讲演者共鸣。设计PPT要根据
讲演主题选择合适的音乐，你可以从北京2008奥运会万人关注的主题音乐和CCTV的片头音乐得到启迪。PPT可以很好地控制音乐的响起时间，配合你的
讲演。
 形成个人风格，与众不同的风格会让观众印象深刻。以讲课和讲演为职业的讲演者，在长期的教学活动中逐步形成自己的讲课风格，也会形成
个人设计使用PPT的风格。PPT的风格主要体现在你常用的PPT母版和标题页与结束页上。可以通过“母版”定义你的PPT风格，例如，颜色风格（你注
意到商业品牌的例子吗：富士-绿色，柯达-黄色，IBM-蓝色），构图风格，文字风格，LOGO标志等。一旦你的PPT风格形成并得到受众的好评，就一
直保持，人们一见到你的风格的PPT,就会立刻联想到你的精彩报告或教学。
七、持续改进
讲演者希望不断提高自己的PPT设计艺术，要注意学习和积累自己和他人经验，具体的建议是：
 每次报告和讲课之后，要反思总结教学的经验，收集听众对讲演的反馈，注意比较成功和失败的经验；
 从全球幻灯片共享网站www.slideshare.net 上面学习世界高水平PPT，如果你认真分析该网站上面排序在前面10个
优秀的PPT，你就理解应该如何设计自己的PPT了；
 留心身边的可视化设计范例，如电影海报、街头广告、设计类杂志、各种展览会的广告和展板的设计等等，提高自己的视觉设计素养；
 与同行交流设计PPT和讲演的经验,持之以恒，你的PPT水平必定提高。
参考文献：
[1] 全球最大的幻灯片共享网站：www.slideshare.net
[2] 孙小小的幻灯研究网站：http://xiaoxiaosun1978.blog.sohu.com/
[3] 李进主编.教师教育学概论，北京：人民教育出版社，2008年版
[4] 东行记，其实你不知道我的心：
http://www.jeast.net/teacher/jiahou/archives/2008/5749.html
——原文载《教师博览》2008年第11期 |
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